Iako je elektronička pošta zauzela visoko mjesto u privatnoj i poslovnoj komunikaciji, mnogi još nisu savladali pravila elektroničke komunikacije. Njih je važno znati i pridržavati ih se, kako biste sebe i temu pisma predstavili na pravi način.

E-mail je elektronička verzija pisma, pa za njega vrijede ista pravila oblikovanja sadržaja, osim što nije potrebno navoditi mjesto i datum. Počinje se oslovljavanjem primatelja, potom se piše sadržaj poruke, a detaljniji opisi, fotografije i sl. šalju se u prilozima. Završava se pozdravom. Važno je potruditi se da pismo bude sadržajno, gramatički i stilski korektno, a to su pravila koja vrijede i u formalnoj i u neformalnoj komunikaciji. Tretirajte e-mail adresu kao kućnu adresu ili privatni broj telefona. Izuzetak su službene e-mail adrese objavljene na službenim web-stranicama tvrtki odnosno ustanova.

Važne rubrike

From (Pošiljatelj) - u prvom polju se nalazi e-mail adresa pošiljatelja. Neka vaša e-adresa bude jednostavna, a prvi dio adrese sadrži vaše ime i prezime, a ne nadimak ili šalu. Ako imate više e-mail adresa, nastojte određenom primatelju uvijek pisati s iste adrese, kako ga ne biste zbunjivali. Izbjegavajte slati privatne poruke s poslovnih e-mail adresa. Za privatne potrebe uvijek možete otvoriti adresu na nekom od besplatnih servisa.

U rubriku "To" (Prima) stavite e-mail adresu osobe kojoj pišete.

Kratica "Cc" (Dodaj kopiju) je pismo u kopiji. U tu rubriku se stavljaju e-adrese osoba kojima se vaš e-mail prosljeđuje na znanje. Ta se rubrika najčešće koristi u poslovnom dopisivanju. Dakle, ako želite da vašu poštu zaprimi i netko drugi, a ne samo osoba kojoj pišete, stavite e-mail adrese tih drugih primatelja u rubriku "Cc". Osoba kojoj ste primarno pisali, znat će da su istu poruku primile i sve one osobe koje ste stavili u "Cc”.

Poštujte privatnost tuđih e-mailova. Ako svoj e-mail iz opravdanih razloga šaljete na više adresa, morate znati da će svi primatelji vidjeti i ostale e-adrese. To možete izbjeći na 2 načina:

1. Možete formirati grupu prijatelja, pa ostali primatelji neće vidjeti popis adresa drugih ljudi.

2. Adrese stavite u "Bcc" (Dodaj skrivenu kopiju), umjesto u polje "To" (Prima). Dakle, ako ne želite da primatelj kojemu pišete zna da ste isti mail proslijedili još nekome, onaj koga ste stavili u "Bcc" primit će vaš e-mail kao i svaki drugi.

Attachment (Prilog) - Prilog uz elektroničku poštu je računalna datoteka koja se šalje s e-mailom; fotografija, dokument i sl. Ako šaljete prilog, onda svakako naglasite u e-mailu popratni sadržaj kako ga primatelj ne bi previdio.

Subject poruke (Naslov, odnosno predmet poruke) je bitan, jer je prvo što će primatelj pročitati i na osnovu čega će ocijeniti koliko je poruka važna. Smislite neku sažetu rečenicu koja nosi bit vaše poruke. Osim u krajnje neformalnom dopisivanju, izbjegavajte Naslove poput emotikona ("smajlića"), kratica i sl., kako vaša pošta ne bi završila u Spam (nepoželjnim) porukama. Naslov maila nemojte pisati velikim slovima, jer to u pismenom obraćanju djeluje kao da vičete u usmenom, a uskličnik dodajte samo je zaista riječ o važnom i hitnom mailu.

Kako pisati e-mail

Pismo započnite s oslovljavanjem; Poštovani, Cijenjeni, Dragi, potom kratkim uvodom, nakon kojega se prelazi na tekst, odnosno bit vaše pošte.

U tekstu još uvijek nije poželjno koristiti hrvatska slova s kvačicama. Ono što mi vidimo kao slova s kvačicom, ne znači pouzdano da će vidjeti i osoba kojoj šaljete e-mail. Emotikoni kriju istu zamku.

Nije dobro koristiti velika slova u čitavom tekstu e-maila. Velika slova se ev. mogu koristiti za naglašavanje dijela teksta, kao i podebljavanje, kosa slova, podcrtavanje...

Za naglašavanje možete koristiti i *riječi zatvorene zvjezdicama*. Zvjezdice su nadomjestak za bold (podebljavanje) ili italic (ukošena slova) koji se ponekad ne mogu koristiti u običnom tekstu.

Svoj mail uvijek završite pozdravnom porukom. Uobičajeni formalni pozdravi za kraj maila su; lijep pozdrav, srdačan pozdrav, s poštovanjem.

Potpis je dio e-mail poruke i obavezan je. Ovisno o primatelju, potpis može sadržavati samo vaše ime ili ime i prezime. U poslovnom dopisivanju, potpis ne bi smio biti duži od 4 linije, koje, osim imena i prezimena, sadržavaju naziv poduzeća, vašu poslovnu poziciju, te broj telefona.

Pišete li vrlo bliskoj osobi, po želji odabirete kako ćete svoje pismo započeti, kako ćete oblikovati sadržaj, a kako ćete pozdraviti tu osobu. Ipak, uvijek imajte na umu sljedeće; jedino što primatelj može vidjeti su vaše otipkane riječi, pa se vaše pismo može protumačiti drugačije no što biste htjeli. 


Više:

Potvrda primitka: Kod upućivanja maila možete automatizirati da se primatelju prilikom otvaranja pošte otvori prozorčić s upitom o potvrdi primitka maila. Tako vama stiže poruka da je mail pročitan i u koje vrijeme. Druga mogućnost je u tekstu, prije pozdrava, zamoliti primatelja za obavijest da je primio poruku.

Odgovaranje na e-mail: Najbolje je na e-mail odgovoriti odmah ili u što kraćem roku. Ukoliko to niste u mogućnosti, uljudno je na svom e-mailu uključiti opciju automatskog odgovora na svaki pristigli mail: "Privremeno sam odsutan. Javit ću se čim to bude moguće."

"Lanci sreće": Nemojte proslijeđivati "lance sreće" elektroničkom poštom, osim ako niste uvjereni da primatelj baš želi biti uključen u ovakvu komunikaciju.

Elektronička pošta nije sigurna jer je mogu pročitati osobe kojima nije namijenjena. Stoga, budite pažljivi s povjerljivim informacijama. Iako niti jedna internetska tehnologija ne može garantirati stopostotnu sigurnost, prilično se možete zaštititi ugradnjom sigurnosnih programa i pravovremenom odjavom s poslužitelja.

E-pošta se čuva u elektroničkom poštanskom sandučiću. Nakon čitanja, poruka se može pohraniti, ispisati ili obrisati.